Vous travaillez pour une entreprise à Lyon qui vous a confié la lourde tâche d’organiser un événement important, que ce soit pour un séminaire, une soirée spectacle, une convention ou un banquet de fin d’année, et pour cela vous allez devoir collaborer avec une agence événementielle. Bien sûr, votre souhait est de satisfaire aux attentes de votre direction et donc d’organiser au mieux l’évènement dont vous avez la responsabilité, pour cela il vous faut trouver la meilleure agence événementielle. Avant de commencer votre prospection Rédiger un cahier des charges, sur lequel vous allez tout lister : Commencer par faire une description rapide de l’évènement que vous souhaitez organiser, quel en est l’objet ? Et l’objectif ? Combien il y aura de participants et quel est le budget alloué par personne ? Cela vous servira de base pour lancer votre appel d’offre auprès d’une ou de plusieurs sociétés organisatrices d’événements à Lyon. Voici quelques pistes pour orienter au mieux votre choix :

La proximité

Cela ne parait pas essentiel, et pourtant, une agence événementielle à Lyon a tous les contacts artistes, la connaissance des établissements locaux, et du champ des possibilités dans toute la ville et sa périphérie. De plus, une agence locale qui n’apporte pas satisfaction à tout à perdre car le bouche à oreille peut lui faire beaucoup énormément de tort, une société organisatrice d’événement à proximité de votre entreprise mettra donc tout en œuvre pour que votre événement soit une réussite. Justement, puisqu’on évoque le bouche à oreilles, Il est bon pour orienter son choix d’écouter parfois le qu’en dira-t-on, n’hésitez pas à recueillir les témoignages et avis de vos collègues et confrères concernant les agences événementielles que vous envisagez, le bouche à oreilles est le meilleur indice possible des mauvaises pratiques ou au contraire du professionnalisme et de l’efficacité de certaines agences par rapport à d’autres. N’hésitez pas à consulter également les avis laissés par les clients sur Internet.

Auprès de combien d’agence lancer votre appel d’offre ?

Une fois votre cahier des charges rédigé, prenez rendez-vous avec les agences présélectionnées, n’en sélectionnez pas plus de trois, confier votre projet à un trop grand nombre d’agences va vous prendre beaucoup de temps, vous allez devoir les recevoir, leur remettre votre cahier des charges et échanger un maximum d’informations pour que leur proposition soit cohérente par rapport à vos souhaits et à votre budget. Lors de ce premier rendez-vous, prenez quelques notes concernant le comportement de votre ou de vos interlocuteurs, sont-ils à votre écoute ? Proposent-ils des prestations innovantes ? Votre ressenti vous aidera peut-être pour le choix final si celui-ci se joue au coude à coude. Donnez aux agences en compétition un délai pour la remise de leur offre et une fourchette budgétaire.

Présentation et étude des projets

Une fois tous les projets reçus, étudiez les attentivement, établissez si besoin un tableau comparatif et noter les projets sur des critères définis (budget, force de proposition, originalité, cohérence par rapport à votre demande …), votre ressenti et vos impressions sont également des critères primordiaux dont vous devez tenir compte pour définir votre choix. Vous avez maintenant assez d’éléments en main pour choisir votre agence événementielle sur Lyon.


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